Un evento es un hecho o suceso que ocurre, especialmente si es de cierta importancia.

Los eventos son muy variados en este mundo, los hay de todos tipos, desde el deportivo, el religioso, hasta el social, el estudiantil o universitario, familiar, etc.

Estos se pueden realizar ya sea al aire libre o en espacios cerrados con aire acondicionado, pueden ser también en lugares especiales y en hoteles de diferentes categorías.

¡El ambiente hace la diferencia!

Ese momento especial se sabe que es único y deseamos que sea estupendo e inigualable, como siempre lo habíamos soñado, para ello igual es muy importante pensar en el entorno en el que deseamos realizarlo, como por ejemplo un evento en la playa, en el campo, en la ciudad o hasta en un hotel de montaña.

Estos, no solo se realizan para la venta al público en general sino también para los trabajadores como es el día de la madre y/o la tradicional posada de año nuevo, donde se entregan reconocimientos y la convivencia del personal en donde el hotel les agradece por todo el apoyo brindado durante el año, realizando alguna actividad diferente y solicitando servicios externos para garantizar que ese día sea especial para cada uno de los trabajadores.

Los eventos también se dan en los hoteles no solo contratados por los clientes externos o para los empleados, sino que también se ofrecen como atractivo turístico, como actividades para disfrutar durante la estancia, tales como: Obras teatrales, conciertos, grupos de animación divirtiendo a la gente las 24 horas etc.

Así mismo también se pueden realizar eventos externos ya que si son grupos que llegan a una convención, al menos un día lo tendrán libre ya sea con actividades dentro del hotel anticipadamente programadas o excursiones a sitios turísticos de la ciudad.

No solamente en los salones del hotel se pueden realizar los eventos, si no que también se pueden realizar en otras áreas como bien es el restaurante donde las familias se reúnen para festejar un cumpleaños, o como por ejemplo que el mismo hotel organice por medio de campañas publicitarias la celebración del 24 de Diciembre como cena-baile en el mismo lugar, obteniendo su reservación mediante un pago anticipado para garantizar el número de asistentes.

Como bien vemos, los hay para todos los gustos.

¿Porqué se realizar un evento en hoteles?

Es muy fácil. Aunque los costos son elevados el tiempo de organización para el evento sea el que fuera, es menor puesto que el departamento que se encarga de la coordinación del mismo realiza todo para que el gran día sea inolvidable, sin la necesidad de estresarnos viendo los detalles de manera separada.

Procedimiento:

En el hotel se empieza primero por la cotización, saber si el evento lo desea de día o de noche así como también informarnos sobre el tipo de evento que se va a realizar, si será una boda, xv años, bautizo, conferencia, graduación, curso, etc.

Para todo ello debemos conocer también un poco sobre los gustos de nuestros clientes y el número de personas que asistirán.

Todo evento se realiza previo pago con un anticipo del 50% para que con ello se pueda ir realizando la organización, comprar los arreglos florales, ver la música (si solicitaron a un grupo en especial), etc.

Al finalizar el evento el departamento de coordinación, deberá entregarle al encargado del mismo una encuesta de satisfacción para poder conocer cuál fue la impresión de nuestro cliente, conocer si nos recomendaría o si tiene alguna sugerencia o queja (la cual debemos evitar a toda costa).

Para dicho evento se requiere mucha comunicación con los demás departamentos del hotel ya que todos necesitan estar involucrados como por ejemplo:

Reservaciones

Quien se encarga de realizar las reservaciones de habitaciones para los novios, o invitados del evento ya sea este una conferencia, un evento religioso, deportivo etc.

Crédito

Para cotejar y autorizar los créditos que existan para grupos y compañías.

Recepción

Requiere tener en sus manos el check list (lista del grupo) para poder realizar la asignación correspondiente de las habitaciones de los invitados en un mismo piso o área.

Ama de llaves

Se encarga de tener las habitaciones limpias y decoradas de manera en especial para los invitados vip, dejándoles una amenidad que los haga sentir muy consentidos en el hotel.

Asimismo este departamento se encarga de estar pendiente de la limpieza del salón antes, durante y después del evento.

Alimentos y Bebidas

Uno de los más importantes pues se encarga de preparar todos los alimentos necesarios para satisfacer hasta el más difícil de los paladares, desde la entrada, el plato fuerte y los postres, sin dejar atrás los cocteles que hacen que la fiesta se llene de alegría por un gran bar tender.

El Chef ejecutivo debe recibir como mínimo 7 días antes la información del evento para tener lo necesario como meseros extra o insumos.

Seguridad

Quien se encarga de estar muy al pendiente de que los proveedores de servicios solicitados externamente para el evento, se registren en una bitácora evitando confundir los del hotel con los de los proveedores.

Como es el caso por ejemplo de un micrófono, ya que tal vez en el hotel para el evento se tengan disponibles 1 o 2 pero que si contratan un sonido externo para ambientar la fiesta como un conjunto, dj, etc., llevará su propio micrófono lo cual tendrá que registrar para evitar confusiones en la administración.

Por otra parte el departamento de seguridad como su nombre lo indica brinda la seguridad a los invitados que estarán asistiendo al hotel para llevar a cabo la fiesta de cumpleaños, conferencia, graduación entre muchos otros.

Foto de Kane Reinholdtsen en Unsplash

Un evento se caracteriza en el hotel primordialmente por la gran atención del servicio brindado, la calidad y eficiencia del mismo, así como el hecho de no sentir presión por la organización puesto que el cliente solo irá al hotel a realizar los depósitos para el evento, así como verificar algunos pendientes, dudas o cambios.

Cabe mencionar que todo evento tiene un horario definido por horas según las políticas de cada hotel, si el cliente desea horas extra, el cliente tendrá que pagar adicional.

Otra cosa muy importante de mencionar es que en un hotel dependiendo de los salones con los que se cuente se podrá realizar eventos simultáneos, y a su vez si termina un evento a determinada hora en el transcurso de la mañana-tarde, se deja un tiempo para la limpieza del salón y este mismo se puede volver a rentar para otro evento por la noche, lo cual hace generar muchos ingresos al hotel.

Por otra parte los eventos en el hotel así como pueden ser con servicio todo incluido pueden ser solo la renta del salón y que los servicios los adquiera el cliente de manera externa.

Lo conveniente para el departamento de coordinación de eventos es convencer al cliente de que la mejor opción es contratar la mayor parte de servicios en el hotel, porque lo encuentra todo en un mismo lugar y mientras más sean los servicios contratados más serán los descuentos y beneficios que obtendrá.

Una reunión de trabajo para 10 o 12 personas en un centro de negocios también es considerado como un evento, ya sea una junta de negocios, una capacitación a jefes departamentales de alguna empresa en especial, etc.

Se considera evento puesto que también se solicita la renta con anticipación del salón y la mayoría de las veces solicitan el servicio de coffee break ( término americano en el cual brindan a los invitados o participantes café, panecillos, y otros enseres como para picar al hacer una pausa en la reunión)

Ventajas

La ventaja de realizar un evento en un hotel es que los invitados si viven en otro estado, país o región pueden optar por hacer su reservación y hospedarse ahí, sin tener que pensar en el tráfico y/o distancia para llegar al salón de fiestas puesto que es en el mismo lugar, sin miedo a perderse.

También hay hoteles que cuentan con capillas para realizar misas para bodas, xv años, bautizos, primeras comuniones o hasta para dar gracias por el evento.

Todo lo encuentra en un mismo lugar. Si el invitado se siente ya cansado, se puede retirar de la fiesta y rápidamente ir a descansar a su habitación con unos cuantos pasos.

Tipos de Montajes

La capacidad para la realización de cada evento, depende en gran medida del tamaño del salón en cada hotel, mismo que a veces de un mismo salón se pueden sacar 4 por medio de mamparas divisoras y realizar simultáneamente varios eventos.

Escuela

Este tipo de montaje es para charlas, clases, seminarios, etc.

Es el montaje de mayor capacidad de personas para un salón.

Mesa Imperial

Es un montaje para almuerzos, desayunos o cenas.

El montaje de la imagen es tipo gala muy empleado para comidas especiales y homenajes, despedidas de grupos y eventos.

Se ha de revisar y montar muy bien este tipo de Montaje en especial el menaje de este.

Cena de Gala

Este tipo de Montaje es similar al coctel pero con sillas y puestos en las mesas.

Bodas cenas, para cualquier tipo de celebración que lleve una comida tanto buffet como servida tipo formal.

Foto de Ibrahim Boran en Unsplash

Auditorio o Conferencia

Este tipo de montaje es para charlas conferencias y presentaciones.

Es el montaje de mayor capacidad de personas para un salón.

Buffet Banquetes

Debemos de tener en cuenta que montar un buffet con alturas y bien decorado para impresionar al cliente no cuesta dinero es cuestión de imaginación del montador y capitanes de dicho evento.

Coctel

Este tipo de Montaje es para una celebración informal, un coctel, un cierre de evento, una comida informal (de pie).

Se pueden incluir los bufets a los lados o en islas.

Ganancias

Si el hotel observa frecuencia y continuidad en los servicios de banquetes y eventos especiales, entonces logrará una rentabilidad asegurada; para esto es necesario siempre contar con una brigada (personal de montajes y servicios) para los eventos más comunes.

Para concluir, los eventos en hoteles son una manera rápida de organizar un evento para nosotros como clientes, ya que ellos se encargan como bien dije antes de todo, nosotros solamente disfrutaremos del momento.

Fuente: InEventos